新型コロナウイルスの感染拡大を受け、テレワークを導入する企業が一気に拡大した。だが、その一方でやむなく出社を余儀なくされている社員が存在するのも事実だ。実際、社会保険や雇用保険、労働保険などの事務処理を担っている人事や労務といったバックオフィス部門にも、そんな社員の姿が数多く見受けられた。台風や地震などの天災被害が多い日本では、どのような労働環境でも業務を継続できる体制が望ましい。今回の活動自粛に伴う“対処療法的”なテレワークの普及は、その可能性と課題を浮き彫りにした。日本企業は緊急事態宣言による活動自粛の影響から何を学び、今後何を選択し、どのように行動するのかを問われている。
社員の雇用と生活を守り、会社が事業を続けていくには、各種の社会保険や雇用保険、労働保険などの事務処理を遅滞なく進めていくことが必要だ。そうした使命感に背中を押され、新型コロナウイルスの感染拡大に伴う緊急事態宣言が出された以降も、人事労務部門の多くの担当者がオフィスに残って業務を続けていた。
もちろん会社として、彼らに出社を要請しているわけではない。むしろ一人でも多くの社員をテレワークに移行させるべく、全社的にテレワークを推奨する企業は多かった。とくに「オンラインで対応可能な業務は、できるだけ在宅で対応するように」と指示を出している企業も多い印象を受けた。
ところが、社会保険や労働保険の手続き業務においては、そもそも電子申請による手続きが推進されていないという現実がある。政府が公開している「e-Gov」（イーガブ）という電子申請ツールは誰でも無料で活用できるため、テレワーク下の労働環境を後押しする画期的なツールとなり得るものだ。全国的に外出自粛が余儀なくされた状況でも、「e-Gov」を活用した社会保険・労働保険の手続き業務は帳票の作成から提出までを電子化できるため、提出先の行政窓口までの移動や窓口での提出対応そのものを削減することができる。
株式会社エフアンドエム
オフィスステーション事業本部
本部長
渡辺 尚人 氏
しかしながら、「e-Gov」を利用する労務手続き担当者からの声は必ずしも満足のいくものにはなっていない。公式アンケートでも70％近い利用者が「操作が難しい」と回答しており、紙の申請手続きとほとんど変わらない手間がかかってしまうのだ。準備段階から煩雑な操作に断念してしまうケースも珍しくない。結局、誰にも頼れない自分一人きりのテレワークでは対応し切れず、出社して従来どおりの紙の申請書を作成することになる。
裏を返せば、電子申請に関する課題さえ克服できれば、人事労務部門の担当者のテレワークももっと進んでいくはずだ。
そんな企業の思いに応え、追加費用を一切かけることなく、e-Govを介した電子申請を効率化する方法を紹介しよう。
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